La technologie d'identification par radiofréquence RFID remplace progressivement la gestion manuelle des documents, et l'identification automatique offre une grande commodité. Afin de réaliser rapidement la gestion des diverses ressources d'archives documentaires, il est nécessaire d'effectuer la gestion de la saisie des données des étiquettes électroniques RFID pour les archives. La gestion intelligente RFID réduit la charge de travail fastidieuse entreprise par l'administrateur, réduisant ainsi les dépenses de main-d'œuvre des archives et réduisant les coûts. La RFID est appliquée à la collecte et à l'identification intelligentes de documents.
Grâce à la combinaison de la technologie d'identification automatique RFIDy et de la technologie des logiciels informatiques, les étiquettes électroniques RFID sont utilisées comme support de stockage d'informations et collées sur le sac d'archives, le les informations de base du fichier et l'enregistrement de réception et de retour sont stockés dans la puce RFID, et l'équipement de lecture et d'écriture RFID est utilisé pour coopérer avec le système de gestion de base de données en arrière-plan. Il peut réaliser la gestion de l'information du processus de travail d'emprunt, de restitution, de recherche et d'inventaire des fichiers.
Les avantages de la technologie RFID pour la gestion documentaire
1. Positionnement rapide et précis : La carte de répartition géographique de l'ensemble de la salle documentaire est stockée sur le dispositif d'inspection ponctuel mobile, et des instructions de positionnement géographique seront établies pour les documents consultés afin de réaliser des opérations de recherche et d'archivage rapides.
2. Inventaire facile : L'utilisation d'équipements d'inspection ponctuelle RFID peut rapidement compléter l'inventaire des documents, la vérification des erreurs, la mise en rayon et d'autres travaux, ce qui peut réduire considérablement la charge de travail des bibliothécaires, améliorer l'efficacité de la gestion des documents et réduire le taux d'erreur lorsque prêt et archivage.
3. Enregistrement précis des informations sur les documents : les gestionnaires de documents, les emprunteurs, les prêts, le temps d'archivage, etc. sont automatiquement enregistrés par le système, évitant ainsi les erreurs manuelles tout en garantissant l'exactitude des données originales du système d'information de gestion documentaire , et fournir une requête en temps réel sur l'état du document et l'impression du rapport.
4. Prêt de documents par lots, archivage et gestion des inscriptions :La gestion documentaire est un travail très complexe, avec moins de gestionnaires de documents et davantage de personnes cherchant à emprunter des documents. La technologie RFID est appliquée pour réaliser la modernisation et l'automatisation de la gestion des documents, augmenter l'efficacité du travail tout en réduisant l'intensité du travail des administrateurs de documents et aider les bibliothécaires à automatiser le prêt, l'archivage et l'enregistrement de documents par lots
5. Les informations de stockage de l'étiquette RFID du document peuvent être modifiées librement : l'étiquette électronique a une grande capacité d'accès aux données et les informations de stockage peuvent être modifiées librement, ce qui facilite la gestion des informations sur les attributs du document. 33
Le système de fichiers intelligent RFID formera des informations de carte d'identité électronique pour chaque fichier et réalisera le suivi et la gestion de l'ensemble du processus de circulation de l'entité de fichier, le positionnement des fichiers, l'inventaire automatique des fichiers, l'analyse intelligente et d'autres fonctions, ce qui grandement optimiser le processus de gestion des fichiers et réduire la charge de travail. L'application de la technologie RFIDpermet à la gestion des dossiers papier et à la gestion électronique des archives d'informations d'établir un bon pont.
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